工数50%削減。運用を変えず人事評価を効率化。

15年以上前から独自の評価制度を運用

15年以上前から独自の評価制度として、「目標&チャレンジ評価面談シート（以下、評価面談シート）」を活用しています。半期に一度、従業員一人ひとりが面談シートに今期目標に対する自己評価と、それを踏まえた来期の目標を記載。それをもとに上長や社長が面談を行い、評価・ランク付けをして、前期と後期をまとめた結果が翌年の給与に反映されるという運用を続けてきました。

人事評価業務の効率化（最適化・ペーパレス化）。

従前、評価面談シートは紙で運用していました。印刷したシートに従業員が内容を手書きし、評価者3〜4名に回覧してコメントを添えられたものが従業員の手元に戻るという流れです。この方法では、紙がどこまで回覧されているのか、管理者が把握できず、ときには評価者が出張中で滞ったり、誰かが紛失してしまったりといった問題がたびたび生じていました。

また、回覧を終えた評価面談シートは従業員が管理するため、評価者が過去の評価を確認することもできません。管理者は翌年の給与を決定する時期が近づくたびに、評価面談シートの回覧状況を35名の従業員に個別で確認し、下期と上期の評価面談シートを取りまとめる必要がありました。

それに、手書きだとデータ入力よりも時間がかかるので、実務の工数が圧迫され、評価面談シートを書いたり評価したりするうえでの残業も発生していたと思います。こうした紙の運用によるさまざまな課題をクリアして人事評価業務の効率化や最適化を図るため、2020年頃からシステム導入の検討を始めました。

運用を変えずにそのまま人事評価業務をデジタル化できる人事評価シートDXを選択

人事評価におけるシステム導入にあたって当社が第一に優先したのが「これまでの運用を変えずにデジタル化すること」でした。評価面談シートは、当社が所属するKTグループが培ってきた人事評価のノウハウに基づいたもので、運用方法も詳細にマニュアル化されています。その制度自体は洗練されたものだという自負がある一方、紙による運用の難しさから、仕組みが形骸化していたのが事実です。

さまざまな人事評価システムを比較検討してみると、ほとんどがシステムの仕様に合わせた評価シートを使わなければいけないものでした。また、給与計算や労務管理の機能もセットになったシステムも多く、それらは人事評価だけをシステム化したい当社にとってはオーバースペックで費用も高額です。

人事評価に特化し、なおかつこれまで当社が運用してきた評価面談シートをそのままデータ移行できて、さらにコスト的にも理想的なシステムを検討したところ、該当するのはWorkVisionの人事評価シートDXだけでした。WorkVisionに問い合わせるとすぐにトライアルで利用させてもらい、約6ヶ月の検討期間を経て2022年5月に正式導入しました。

検討期間では、人事評価シートDXからエクセルでダウンロードできる人事評価シートを、当社が運用してきた評価面談シートの形に合わせてもらうとともに、システムの管理画面の表示も当社の希望に合わせて調整してもらいました。導入までに当社側の手間はほとんど掛からず、イメージ通りのカスタマイズを実現できました。

管理者の作業工数50%削減。紙と変わらない運用で現場にスムーズに定着。

人事評価シートDXを導入してから、当社の人事評価の運用は劇的に変わりました。従業員はシステムからエクセルダウンロードした評価面談シートをパソコン上で入力し、それを再びシステムにアップロードすることで評価者はすぐにその内容を確認できます。紙のシートがそのままエクセルに置き換わった印象で、従業員も評価者もスムーズに使いこなすことができました。システム管理画面での直接入力も可能です。その場合、従来の評価面談シートとの見た目は変わりますが、ダウンロードやアップロードの手間がかからないので、直接入力に移行していく人もいます。

人事評価シートDXは、登録された評価面談シートを複数の評価者が同時に確認できるため、非常に効率的です。パソコンがあれば自宅や出張中などのリモート環境でも評価ができます。当然、紙の紛失というトラブルも起きません。

管理者も評価者と同様、シートの更新や評価の進捗状況がいつでも確認できるので、遅れているところを見つけて早めにフォローすることも可能になりました。印刷物の配布や取りまとめといった業務から解放され、半期ごとに17時間程度かかっていた作業工数が半分ほどに削減され、期末間際の残業も大幅に減りました。

さらに、紙と違って文字入力欄を広げることができ、更新・修正も簡単に行えるので、手書きのときと比べて評価面談シートに記載される内容も充実したと思います。目標の根拠となるファイルなども添付でき、従業員一人ひとりが評価者に対して目標に対する取り組みや姿勢を伝えられるようになりました。

人事評価シートDXを有効利用し、従業員育成をさらに進めたい。

経営者の立場としては、今回のシステム導入により、全従業員の目標にまで目が行き届くようになったことが、非常に大きな変化だったと捉えています。従業員との何気ない会話のなかで評価面談シートの話題を出すと、ドキッとした顔をする人もいて、社内の雰囲気は良い意味で変わりつつあります。緊張感とともに、従業員と役員との“繋がり”が芽生えました。

システムの導入は「終わり」ではなく「始まり」。今後は人事評価シートDXに蓄積されたデータをもとに、人事評価のさらなる最適化を目指し、従業員の育成に力を注いでいきたい。WorkVisionには変わらぬサポートや提案を期待しています。