目標管理シートとは？目的やメリットから、活用する際の手順、注意点まで解説

企業などで従業員の仕事の目標管理を行う際に活用されているのが「目標管理シート」です。従業員が自ら目標や計画を立てる機会になるため、自律的な成長を促す効果が期待できるのをはじめ、評価基準の明確化、公正・公平な人事評価の実現、従業員のスキル向上などにもつながります。

この記事では、企業の人事・総務担当者、管理職・マネージャーの方向けに、目標管理シートの目的やメリット、運用手順、注意点について解説します。

目標管理シートとは？作る目的や必要な理由を解説

「目標管理シート」とは、従業員それぞれの業務目標を定めて、達成までのプロセスを管理するためのシートです。従業員のマネジメントやスキル向上に効果的なので、さまざまな企業で導入されています。

はじめに、目標管理シートについて「目標管理シートを作る目的」と「目標管理シートが必要な理由」の観点から解説します。

目標管理シートを作る目的

目標管理シートには、主に以下の2つの目的があります。

• 従業員の自主性を高める
• 従業員のマネジメントや育成効果を高める

自分で目標や計画を立てて行動する機会を設けることで、従業員の課題発見力や問題解決力が高まります。また、目標管理シートは上司・管理職（評価者）と共有するため、目標・計画・プロセスなどを把握した効率的なマネジメントが可能です。

例えば、従業員の個人目標が、企業の事業目標や経営方針に沿うように調整することや、目標を着実に達成できるようにアドバイスするなどです。さらに、評価後に細かなフィードバックを行うことで、事業に必要な人材育成にも活かせます。

目標管理シートが必要な理由

目標管理シートを運用すると、「目標を適正に管理して、明確な人事評価基準を作る」ことができます。人事評価でよくある問題は、評価基準が曖昧になってしまうことや、客観的な評価が行われにくいことでしょう。「適正な人事評価かどうか？」という疑義や不満が増えると、従業員のモチベーションが低下し、企業の業績に悪影響を及ぼします。

目標管理シートで目標を定めておけば「目標をどれくらい達成できたか」「どのようなプロセスを経たか」などを可視化できるため、客観的な人事評価へつながります。従業員を適切に評価してモチベーション・パフォーマンスを高めるために、目標管理シートが効果的です。

目標管理シートの基本的な構成要素

目標管理シートは、基本的に以下の4つの要素から構成されています。

• 数値などの具体的な目標
• 目標を達成するための行動計画
• 目標を達成するまでのプロセス
• 結果とプロセスの評価基準

数値などの具体的な目標

目標管理シートに欠かせないのが「目標」です。目標管理シートでは、従業員が自身で目標を定めて、その達成状況に基づいて上司・管理職が評価を行います。

目標管理シートの評価基準は、基本的には目標の内容で決まるため、数値のような具体的・客観的に評価できるものが望ましいです。年度や半期など大きな期間の目標だけではなく、中間目標も設定すると柔軟に評価しやすくなります。

目標を達成するための行動計画

設定した目標を達成するために「どう行動するか」という行動計画も、目標管理シートに必須です。あらかじめ計画を立てることで、プロセス達成までの方向性がある程度決まるうえに、達成のために必要な課題やスキルが明確化します。

例えば、営業担当者が契約数を増やすためには、見込み顧客を獲得しなければなりません。その過程では、営業やマーケティングのスキル・知識を磨く必要があるでしょう。それぞれの中間目標を満たすための具体的な計画を立てることで、各フェーズで何をすべきかが分かり、効率的・効果的に動けるようになります。

目標を達成するまでのプロセス

目標管理シートには、目標を達成するまでのプロセスも記載します。達成状況だけではなくプロセスを記載・評価することで、具体的な行動に対する評価ができ、改善点がより明確になります。また、短期的な視点だけでなく中長期的な目標達成やスキルアップへとつながるためです。

事前に立てた計画を踏まえて「実際に何をして、どんな工夫をするか（したのか）」「目標達成に必要な、どんなスキルを習得するか（したのか）」など、具体的な項目を設定して、それぞれの進捗状況を定期的に記載するような運用がいいでしょう。

結果とプロセスの評価基準

評価基準を明確化することも重要です。前述したように、目標管理シートでは基本的に達成状況を評価します。しかし、それだけではプロセスを評価できないうえに、目標が定性的な場合は評価者の主観が入る可能性もあります。

「努力や成長が評価されない」「評価のバラつきが大きい」などの理由から、従業員のモチベーションが低下してしまうこともあるでしょう。そのため、あらかじめ具体的・定量的な評価基準を設定しておくことで、適切な評価が行いやすくなり、部下の納得感も得られます。

また、評価は主に「業績基準」「能力基準」「情意基準」などの要素から成り立つため、目標管理シートに盛り込むことも効果的です。従業員のプロセスや努力も評価できるため、モチベーションを高めやすくなります。

目標管理シートを活用するメリットや効果

目標管理シートを活用するメリットや効果として、主に以下の3つが挙げられます。

• 従業員や業務フローの課題を把握できる
• 目標や評価基準が具体的になる
• 従業員や企業の成長につながる

従業員や業務フローの課題を把握できる

目標管理シートを活用した評価手法では、従業員自身も評価過程にかかわるため、従業員が抱えている課題を把握できます。一人一人の従業員は、設定目標に沿って、自身の現状を定期的かつ客観的に見つめることになります。

もし、業務を行ううえで抱えている課題があれば、その従業員の業務の進め方の問題点や不足しているスキルが明確になるでしょう。上司・管理職は、把握した課題についてアドバイスすることで、業績改善やスキルアップへとつながります。

また、多くの従業員が共通の課題を抱えている場合には、個人ではなく、部門や全社的な業務フローに問題があるかもしれません。自社が抱える事業・経営課題として把握することで、効率的な業務改善や事業成長へと活かせるでしょう。

目標や評価基準が具体的になる

目標管理シートでは、従業員が具体的な目標を設定するため、従業員の評価基準を明確化できます。

例えば、「新規見込み客を○件獲得する」「簿記2級の資格を取得する」などの定量的な目標を設定すれば、評価基準は誰が見ても同じです。従業員をどの観点で評価すべきかが明らかになることで、客観的・公平な観点から評価しやすくなります。

従業員を適切に評価できれば、それぞれが「やるべきこと」を認識でき、個々のスキル向上や育成が進みやすくなるでしょう。

従業員や企業の成長につながる

従業員自身に目標設定にかかわってもらうことは、一人一人が「行動を起こす」きっかけになります。つまり、課題解決のための意欲・モチベーションが上がるということです。結果的に、従業員それぞれのスキルや能力が向上しやすくなり、企業全体の業務効率や生産性向上も見込めます。

目標管理シートは、従業員の主体性を刺激するため、自ら課題を認識して解決へ向かう「自律型人材」の育成につながります。そのため、目標管理シートは人材育成に効果的だといえるでしょう。

目標管理シートを使用する手順

続いては、目標管理シートを使用する手順について見ていきましょう。主に、以下の5つのステップがあります。

1. 1．現状を把握して課題を洗い出す
2. 2．具体的な業務目標を立てる
3. 3．目標までの計画を設定・実行する
4. 4．従業員を適切に評価・査定する
5. 5．従業員へのフィードバックを行う

1．現状を把握して課題を洗い出す

それぞれの従業員が自身の現状を把握して、課題点を洗い出します。業務で「どんな課題を抱えているか」「何を達成したいか」を踏まえて、解決すべき課題を見極めることが重要です。

このとき、従業員が属する部署・部門が、企業全体の事業成長や経営ビジョンを達成するうえでどのような役割を担っているのか、その中でそれぞれの従業員にどのような業務が与えられているかを明確化すると、具体的な課題が見つかりやすくなるでしょう。

2．具体的な業務目標を立てる

課題を明確化できたあとは、具体的な業務目標を立てます。所属する部署・部門の組織目標を踏まえて、従業員が自身の役割や貢献できることを考えると、より適切な目標を設定できるでしょう。

例えば、営業職は「リード獲得数」や「契約数」「受注額」が、エンジニア職であれば「稼働率」や「開発工数」などが、代表的な業務目標として挙げられます。

なお、従業員が適切な目標を設定できているか、上司・管理職がしっかり確認することも重要です。組織として目指す方向性とずれがある場合や、目標が多すぎる、現状とのギャップが大きすぎる場合などは、是正が必要になるでしょう。

3．目標までの計画を設定・実行する

目標を達成するための具体的な計画を立てます。「どう行動すれば目標に到達できるか」「どんな成果やスキルが必要か」を考えると、適切なプロセスが見えやすくなるはずです。

例えば、営業職は「1日○件以上、営業電話をかける」「問い合わせからの商談率を○％に上げる」、エンジニア職は「システム負荷を分散させる仕組みを構築する」「処理速度を○％改善する」などのプロセスが考えられるでしょう。

計画を設定したあとは実行に移します。プロセスの途中で問題が発生したときは、早めに状況を把握して、改善策を考えることが重要です。「PDCAサイクル」を繰り返すことで、少しずつ目標達成に近づいていきます。

4．従業員を適切に評価・査定する

目標管理シートで設定した期限が訪れたら、目標の達成度をもとに従業員を評価します。ただし、「OK」「NG」のような2択ではなく、達成率やランク分けなどで多段階の評価を行うのがポイントです。そのためには、あらかじめ分類の基準を設けておく必要があります。

例えば、「新規案件を100件獲得する」という目標の場合は、「100件以上はＳ」「80～100件はＡ」「60～80件はＢ」などです。明確な基準があると、管理職が評価しやすくなるうえに、従業員も振り返りやすくなります。

また、客観的な評価を徹底することも重要です。従業員があらかじめ設定した目標に対して、主観を入れずに、評価基準に沿って合理的に評価しましょう。

5．従業員へのフィードバックを行う

従業員を評価したあとは、面談などの形式で評価結果を本人にフィードバックします。

このとき、評価の理由についても必ず伝えましょう。「なぜこの評価をしたのか」を明確にすることで、従業員が結果に納得しやすくなります。また、結果や数値には反映されない「プロセス」についても、フィードバックに反映することも大切です。自身の成長や努力が評価されることで、従業員は「次につなげよう」とモチベーションを高めます。

このように、上司・管理職からの適切なフィードバックは、従業員のスキルアップに欠かせません。適切な従業員評価ができるよう、評価担当者に対する教育も重要になります。

目標管理シートを活用する際のポイントや注意点

目標管理シートを活用する際には、主に以下の5つのポイント・注意点があります。

• 目標数が多すぎないか
• 具体的な目標になっているか
• 目標の難易度は適切になっているか
• 従業員の主体性に基づいているか
• 目標をノルマにしていないか

目標数が多すぎないか

目標シートで設定する目標が多すぎると、実行すべきことに対応しきれなかったり、管理が煩雑になったりして、うまく運用できない可能性が高まります。年度や四半期に掲げる目標は、多くても3～5個までに抑えておくのがポイントです。

目標数が増えすぎる主な原因として、同じような目標が重複していることが考えられます。例えば、「契約数を増やす」「売上を増やす」など、一方を達成すれば他方も満たせるような目標はどちらか1つにしましょう。

職種や役職によっては、どうしても多方面にわたる目標を立てないといけないこともあります。その場合は、目標に優先順位をつけて、次の四半期や年度を分けるのがおすすめです。

具体的な目標になっているか

目標管理シートの目標は、具体的な内容であることが大切です。曖昧・抽象的な目標を設定すると、具体的な計画を立てにくいうえに、評価者が客観的な評価を行うことも難しくなります。

そのため、数値のような「定量的」な目標を立てるのがポイントです。例えば、営業職であれば「契約数を増やす」ではなく、「半年間で30件の新規契約を獲得する」のように、達成基準と期限を明確化する必要があります。

ただし、職種や業種によっては定量的な目標設定が難しいケースもあるでしょう。その場合は、できるだけ具体的な表現に落とし込むことで、達成度を客観的・公平に判断しやすくなります。適切な目標設定により、目標管理のプロセスがスムーズに進みます。

目標の難易度は適切になっているか

目標の難易度は、従業員の現状を反映したものでないといけません。容易に達成できる目標では、事業成長が見込めなかったり、従業員のスキル向上につながらなかったりします。一方、難しすぎる非現実的な目標を設定すると、達成基準を満たせない従業員のモチベーションが低下してしまいます。

そのため、従業員が抱えている課題やスキルの現状を踏まえて、あくまで達成可能な範囲で目標を設定することが重要です。適切な内容と難易度になっているか上司・管理職が確認して、必要に応じて調整・是正すると、より効果的な目標を設定できるでしょう。

従業員の主体性に基づいているか

目標管理シートは、従業員の「主体性」に基づいて運用する必要があります。従業員が自ら目標を設定することで、モチベーションとスキルの向上が見込めます。前述したように、目標管理シートをうまく運用することで「自律型人材」の育成も可能です。

しかし、各プロセスで上司による介入が必要以上に行われると、主体性を阻害してしまい、効果が十分に得られなくなってしまいます。上司がアドバイスや軌道修正を行うことは重要ですが、基本的には従業員が自律的に取り組めるような運用体制を構築することが重要です。

目標をノルマにしていないか

目標管理シートの目標は、従業員が主体的に決めるものです。しかし、その目標を単なる「ノルマ」として捉えないように注意しなければなりません。ノルマには、上司などが従業員に課す義務的な目標という意味合いが強く、ともすると、従業員の主体的な取り組みやプロセスへの評価に目が向けられなくなってしまうからです。

ノルマでは従業員のモチベーションが上がりにくいので、従業員の自主性やスキルなどの向上効果が十分に得られなくなるでしょう。

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目標管理シートの運用は、従業員を適切に評価し、個々の特性に合わせた育成を行うために必要です。しかし、従来のエクセル（Excel）による目標管理シートの運用には、進捗管理や評価作業などに工数がかかるという課題がありました。

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■人事評価シートDXの特徴は以下のページでも詳しくご紹介しています。
人事評価シートDXが選ばれる理由

目標管理シートを活用して、適切な人事評価制度の構築を！

目標管理シートの大きな特徴は、従業員自身が目標管理にかかわって業務目標や計画を立てることです。適切な人事評価が行いやすくなり、従業員のモチベーションやスキル向上にもつながります。

この機会に、ここで解説したような運用上のポイントをはじめ、適切な評価ステップを踏むことに注意しながら、自社の人事評価制度の見直しをしてみてはいかがでしょうか。部署・部門の事業目標達成や、中長期的な人材育成の効果が見込めます。