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2022.04.13

人事評価の書き方で気をつけるべきポイント7つと効率化する方法

人事評価の書き方で気をつけるべきポイント7つと効率化する方法

人事評価シートの書き方を工夫することで、社員のやる気やモチベーションが大きく変わります。「人事評価シートの導入効果が実感できない」「人事評価に対する社内アンケートの評価がよくない」といった課題を抱えている場合は、まず人事評価シートの書き方を見直してみましょう。
人事評価は社員のキャリアを左右するものだという認識を持ち、正しい書き方を学ぶことが大切です。

この記事では、人事評価の書き方で気をつけたいポイントや、人事評価の書き方事例、人事評価の効率化につながるおすすめサービスについて解説します。

社会保険労務士:蓑田真吾(当記事執筆・監修)

人事評価シートの書き方7つのポイント

人事評価シートを書くときのポイントは7つあります。

  • 具体的な数字を使う
  • 目標達成条件を明確に書く
  • 改善すべき点を書く
  • 他者視点を交えて書く
  • 現状の問題点を書く
  • 定量化し難い内容は達成条件を書く
  • 具体的な行動と振る舞いを書く

それぞれのポイントについて詳しく説明します。

具体的な数字を使う

人事評価シートに記入するときは、なるべく数字やデータに基づいて書きましょう。たとえば、評価対象が営業社員であれば、「商談件数月●●件達成」「顧客単価●●円達成」と具体的に記述します。数字やデータを使って書くことで、評価者の主観を排除し、客観的に社員の能力やスキルを評価できます。

目標達成条件を明確に書く

人事評価シートには、本人が記入する目標設定欄があります。目標を設定するときは、SMARTの法則を意識し、目標達成条件を具体的にわかりやすく書くことが大切です。

  • 目標が具体的かどうか(Specific
  • 数字やデータで測定可能か(Measurable
  • 現実離れしておらず、十分に達成可能か(Achievable
  • 企業理念やチームの目標に関連しているか(Relevant
  • 目標達成までの期限が決められているか(Time-bound

改善すべき点を書く

当初定めた目標を全て達成できたとしても、改善すべき点が全くないケースはほとんどないでしょう。結果を精査することで、何らかの改善すべき点が出てきます。継続的な成長を遂げるために、次期を見据えて改善すべき点を洗い出す作業が必要です。

他者視点を交えて書く

人事評価シートを評価するのは第三者です。自身の主観と他者からの評価とでは、ある程度の誤差が生じます。他者視点の評価を交えるよう心がけることも大切です。

現状の問題点を書く

組織で働く以上、自身の目標や課題とは別に組織上の目標や課題も存在します。仮に自身の目標を全て達成し、課題を解決できたとしても、組織上の目標と課題がゼロになることはありません。現状の(自身および組織上の)問題点も書きましょう。

定量化し難い内容は達成条件を書く

数字で評価する定量化が難しい業務も存在します。評価の際は、達成条件を定義しておかなければなりません。正確に評価するためにも、事前に明確な達成条件を設定しておきましょう。

具体的な行動と振る舞いを書く

目標達成のためならどのような手段を用いても良い、というわけではありません。誰の目から見ても正当で公正な行動、振る舞いが評価対象となるように注意しましょう。

 

【状況別】人事評価シートの書き方事例

人事評価シートには、本人記入の自己評価欄と評価者(役職者)記入のフィードバック欄があります。ここでは、厚生労働省が公開している判定目安表(評価ガイドライン)を参考にしながら、社員が自分で書く場合、役職者が書く場合に分けて人事評価シートの記入例を紹介します。

社員が自分で書く場合の記入例

一般的な人事評価シートの様式では、社員が自分で目標を設定し、目標の達成度を自己評価して記入します。以下の記入例を参考として、人事評価シートの書き方を指導しましょう。

目標設定 自己評価欄の記入例
個人予算●●円を達成する 個人予算○○円を計上し、目標を100%達成できた
ビジネス分野の資格を習得する 日商簿記検定、ビジネス・キャリア検定の資格を習得できた
成果物の締め切りを100%遵守する 一度も締め切りをオーバーせず、100%の遵守率を達成できた
契約書の審査件数●●件を達成する 月間○○件の契約書を審査し、目標を100%達成できた

役職者が書く場合の記入例

役職者は社員の成果を評価し、管理者としての所感も交えながらフィードバックを記入します。役職者の記入例は次の通りです。

目標設定 フィードバック欄の記入例
ビジネス分野の資格を習得する

ITパスポート資格の合格おめでとうございます
さらなる資格取得を応援しています

報告書の提出期限を100%遵守する

報告書の提出を忘れることは一度もなく、十分な時間的余裕があった
報告書の内容も申し分なく、丁寧に仕上げられていた

企画書の採用率●●%を達成する 外部研修に参加するなど、アプローチやプレゼンテーションの技術の習得に励み、前年度よりも採用率が○○%改善した

【職種別】従業員と上司の書き方事例

人事評価シートの記入例を職種別に紹介します。

営業職

会社の経営を左右する営業職は、定量的な数字を基軸として書くべき職種です。しかし、実際に顧客が購買するまでには、社会的な経済状況や内部の財務状況などの外部要因も影響します。

したがって、見込み顧客の抽出と当該見込み顧客への定期的なアプローチができているかどうかも、評価項目に盛り込むべきでしょう。

販売職

販売職は、具体的な販売部数を目標とすべき職種です。ただし、販売職は近年、対面一択の手法が見直されつつあります。業務の効率化・販売増に寄与する提案をしているかなども、評価項目に盛り込むべきです。

事務職

事務職は、定量化が難しい最たる職種です。生産性向上に寄与し得る業務フローの提案、時間外労働の削減を評価項目に盛り込むケースが多いようです。

ただし、持ち帰り残業などの理由による労働時間の減少は、会社としての責任を問われます。「不適切な理由による労働時間の見せかけは認めない」と規定しておくべきでしょう。

マーケティング職

クリエイティブな発想をどれだけ生み出せたか、営業職への貢献度を基軸に書くべき職種です。一般的に多くの裁量が与えられている職種ということを考慮しましょう。

専門職

資格者などの専門職は高度な専門知識とスキルを持っています。したがって、法律改正等の動きに敏感に反応し、必要な情報を取捨選択できること、社内の必要な部門に提供できることなどを評価項目とするのが一般的です。

管理職

管理職は、働き方改革で最も「しわ寄せ」がきた職種とも言われています。自身の業務管理と並行して、部下の労務・時間管理、評価も行わなければならず、評価項目も多岐に渡る職種です。

管理職の場合、全項目を書くのではなく、期ごとに注力すべき項目を選択する動きも見られます。

どうしても書く内容が思いつかない時には

他者のシートを参考にする

他者のシートやサンプルを参考にし、「他者の視点」を取り入れましょう。それを自分の視点に置き換えることで想像しやすくなり、内容も公平になります。

途中から書いてみる

例えば10の評価項目を作成する際に、先頭から埋めず、途中の5などから書き始めてみましょう。心理的なハードルが低くなるとともに、連想が働き飛ばした項目のアイデアが浮かぶ場合があります。

書く範囲を限定する

全体を漏れなく書こうとすると筆が進まない場合は、特定の評価項目に集中的に取り組んでみましょう。考えがまとまりやすくなりとともに、一巡書きあげることで、他の項目を考える際のガイドラインができ、ポイントが整理しやすくなります。

人事評価シートの導入なら記入サンプルの利用を

人事評価シートを導入するときに便利なのが、人事評価の記入例をチェックできる記入サンプルです。
まずは記入サンプルを参考にしながら、部署や業種に合わせて記述内容をカスタマイズしましょう。
人事評価シートの記入サンプルは以下のフォームからダウンロードできます。「会社名」「お名前」「電話番号」「メールアドレス」を入力し、ダウンロードページに進んでください。

https://jinji-hyouka.workvision.net/

【まとめ】人事評価シートの書き方のポイントを知り、社員を客観的に評価しよう

人事評価シートには、本人記入の自己評価欄と役職者記入のフィードバック欄があります。社員・役職者それぞれが人事評価シートの正しい書き方を身につけることで、人事評価制度を形骸化させず、より効果的に機能させることができます。
人事評価シートの書き方がわからない場合は、この記事で紹介した記入例や、ダウンロード可能な記入サンプルを参考にしてください。

Web画面でかんたん入力!相対評価も効率化できる人事評価シートDX

従業員数が増えれば増えるほど、人事評価シートを記入する工数が増加します。そこで便利なのが、Web画面で人事評価をかんたん入力可能な「人事評価シートDX」です。
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記事執筆・監修者プロフィール:社会保険労務士 蓑田真吾

社会保険労務士独立後は労務トラブルが起こる前の事前予防対策に特化。法改正内容を踏まえながら、ヒアリング内容を基に、企業に合った様々な労務管理手法を積極的に取り入れ、企業の人事労務業務をサポートしています。

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