エクセル（Excel）の目標管理シートの課題を解決する目標管理システムを紹介

「目標管理シート」は、企業などで従業員の業務計画・成果を管理するための目標管理制度（MBO）を運用するために用いられるシートです。エクセル（Excel）で作成・管理することが多く、導入に大きなコストがかからない一方で、運用効率などの点で限界を感じる場面も多いのではないでしょうか。

この記事では、企業の人事・総務担当者、管理職・マネージャーの方向けに、目標管理シートの基礎知識に加えて、エクセル運用の課題を解決できる目標管理システムについて解説します。

目標管理シートとは？基礎知識を解説

はじめに、そもそも「目標管理シート」がどのようなものなのか、その概要と目的について見ていきましょう。

目標管理シートの基本的な概要

「目標管理シート」とは、従業員の目標と成果を管理するためのシートです。基本的には「目標管理制度（MBO）」に基づいて作成・運用され、従業員が立てた目標について、一定期間の達成度を評価します。自己評価や上司の評価・フィードバックなど、目標管理制度で定めた内容についても記載します。

なお、目標管理制度は、アメリカの経営学者「ピーター・ドラッカー」によって提唱されたマネジメント手法です。日本国内では、企業の人事評価制度が年功序列型から成果主義型へ移行する段階で、新たな人材マネジメント手法として注目されるようになりました。

目標管理シートを使用する目的

目標管理シートを使用する主な目的として、以下のような点が挙げられます。

• 組織と従業員の方向性を統一する
• 業務の進捗状況を把握する
• 明確な評価基準を設ける
• 従業員のモチベーションを高める
• 自律型人材を育成しやすい環境をつくる

目標管理シートの特徴は、従業員が自ら目標を立てることや、「目標の達成度」という明確な評価基準があることです。これにより、従業員のモチベーションが高まりやすいことが、目標管理制度の魅力です。自律的に行動する習慣が従業員に浸透すれば、自律型人材の育成にもつながるでしょう。

目標管理シートの基本的な運用手順

目標管理シートの基本的な運用手順について、以下の4つのステップに分けて解説します。

1. 1．具体的な業務目標を設定する
2. 2．目標達成までの計画を立てる
3. 3．多段階の評価基準を設定する
4. 4．振り返りとフィードバックを行う

1．具体的な業務目標を設定する

まずは、従業員が業務目標を立てます。できるだけ具体的で客観的に評価しやすい目標にすることが重要です。

例えば、「売上を増やす」という目標は、達成基準が曖昧なので正確な評価ができません。「売上を前年比30％増やす」のように、客観的に判断しやすい数値目標を立てるのがポイントです。目標設定の段階で、上司が確認・調整するようにすると、適切な目標を設定しやすくなります。

2．目標達成までの計画を立てる

次に、目標達成に至るまでの具体的な計画を立てます。「何をどのようにすべきか」「どんなスキルが必要か」を踏まえて、達成に向かうプロセスを考えることが重要です。例えば、前述した「売上を前年比30％増やす」という目標であれば、「見込み顧客の獲得数」や「問い合わせからの商談化数」などがカギになるでしょう。

3．多段階の評価基準を設定する

目標管理シートでは、目標の達成度合いを基準に評価を行います。ただし、「達成」「未達」の2択ではきめ細やかな評価ができないため、達成度合いを「Ａ・Ｂ・C・Ｄ」など多段階の基準にランク分けして設定するのが重要です。

例えば、「新規見込み客を100件獲得する」という目標を設定した場合は、獲得件数ごとに以下のような評価基準が考えられるでしょう。

＜達成度合いの基準例＞
Ａ：100件以上
Ｂ：80～100件未満
Ｃ：60～80件未満
Ｄ：60件未満

このように、達成度合い別の基準を設けておくと、実際の達成状況に応じた評価を行いやすくなります。特に、数値化できる目標であれば、誰が見ても同じ客観的な評価をつけることができ、適切な目標管理と公正な評価を実現できます。

4．振り返りとフィードバックを行う

一定期間が経過して評価時期がきたら、従業員が自己評価を行います。目標の達成結果だけではなく、そこに至るまでのプロセスについても記載することが重要です。目標達成に向けて取り組んだことを具体的に振り返ることで、課題点が浮き彫りになり、次回の目標設定やスキルアップに活かしやすくなります。

従業員の振り返りが完了したら、上司や管理者が評価とフィードバックを行います。あらかじめ設定した評価基準に従って評価するとともに、達成できなかった場合には具体的な改善策を指摘するなど、今後の成長につながるフィードバックを行うことが大切です。

目標管理シートの運用に失敗しないためのポイント

目標管理シートの運用に失敗しないためには、以下のようなポイントを意識することが重要です。

• 個人目標と組織目標を関連付ける
• 適切な目標かどうか確認する
• 客観的な評価を心がける
• ノルマ化しないようにする
• 進捗状況を把握してPDCAサイクルを回す

個人目標と組織目標を関連付ける

目標管理制度の運用目的のひとつは「個人と組織の足並みをそろえて、同じ方向性で業務ができるようにする」ことです。そのため、目標管理シートの目標は、組織目標とつながっている必要があります。両者の認識にズレが生じていると、従業員一人一人の取り組みが企業の成長につながりません。

適切な目標かどうか確認する

従業員が立てた目標は、「内容」「数」「難易度」の3つの要素について、上司や管理職がチェックする必要があります。

目標が具体的で客観的に評価しやすい内容でなければ、認識の違いが生じ、公正な判断ができない可能性があります。また、目標数が多すぎると指定期間内での達成が非現実的となるほか、難しすぎる目標では始めから達成が不可能で意味がありません。目標設定時は上司や管理職が確認し、内容に問題点がある場合はアドバイスし是正しましょう。

客観的な評価を心がける

従業員の目標達成度を評価するときは、客観的な視点を意識して、あらかじめ設定した評価基準に従って判断することが重要です。目標管理制度の評価値は従業員の処遇に影響するため、不適切な評価はモチベーション低下につながります。主観的な偏りを防いだ評価ができるように、評価担当者の評価スキルや意識を高めることも大切になります。

ノルマ化しないようにする

目標管理シートで設定する目標が「ノルマ化」すると、十分な運用効果が得られなくなるため注意が必要です。

ノルマは、個人が達成すべき基準や目標を指し、上司や管理職が従業員に課すものです。一方、目標管理制度はノルマとは異なり、従業員自身が目標を設定します。上司や管理職が、目標の内容や方向性をチェックするのは必要ですが、過度に介入すると目標がノルマ化してしまいます。

ノルマ化した目標管理制度は、義務感によるモチベーションの低下や、いわゆる「指示待ち従業員」が増える原因となりかねません。そのため、目標管理はあくまで従業員の自主性に委ねることが大切です。

進捗状況を把握してPDCAサイクルを回す

目標管理シートの運用では、「Plan（計画）」「Do（実行）」「Check（評価）」「Action（改善）」の「PDCAサイクル」を回すことが重要です。週に1回や月に1回など、できるだけ期間を設定してPDCAサイクルを回すことで、実行した行動とその結果から得られる改善点を把握しやすくなり、その積み重ねで目標達成を目指せるでしょう。

エクセル（Excel）で目標管理シートを運用するメリット

目標管理シートは「エクセル（Excel）」で運用するケースが多いです。エクセルを使用するメリットとして、以下の2つが挙げられます。

• 運用する際の費用や工数が少ない
• 自社に合わせてカスタマイズしやすい

運用する際の費用や工数が少ない

一般的な市販パソコンの大半には、エクセルが標準搭載されています。そのため、エクセルで目標管理シートを運用すると、特別なソフトウエアやシステムが必要なく、導入・運用コストを最小限に抑えられます。専用システムを導入すると高額な費用がかかることもあるため、予算面での制約がある場合は大きなメリットになるでしょう。

自社に合わせてカスタマイズしやすい

エクセルは表計算ソフトということもあり、さまざまな体裁の目標管理シートを作成できます。そのため、自社の導入目的や評価基準に合わせたフォーマットで運用できます。また、インターネット上には無料でダウンロードできるテンプレートも公開されていて、ゼロから作成する手間がかからず、カスタマイズも容易にできるでしょう。

エクセル（Excel）で目標管理シートを運用する際の課題

エクセル（Excel）による目標管理シートの運用には、メリットだけでなく以下のような課題もあります。

• 運用時の業務負担が大きくなる
• 時系列でのデータ把握が難しい
• 他のシステムとの連携が難しい
• データ紛失や漏洩のリスクがある

運用時の業務負担が大きくなる

エクセルで目標管理シートを運用すると、シート（ファイル）の配布・入力・管理・集計など、さまざまな場面で管理業務の負担が大きくなります。

例えば、エクセルをパソコンのローカル環境で運用する際は、複数人による同時編集ができないため、関係者の間で何度も社内メールやサーバを介してファイルを送り合わないといけません。その際に、誤って古いファイルに入力したり、最新版を削除してしまったりするなど、人為的ミスが起きる可能性も高まります。

また、エクセルでは評価人数分だけファイルを作成する必要があるため、ファイル管理も煩雑です。従業員の処遇にかかわる評価が記載されているセンシティブなデータのため、異なる相手に誤送付してしまえば大きな問題にもなりかねません。

時系列でのデータ把握が難しい

エクセルで目標管理シートを運用すると、時系列によるデータ把握が困難になります。

エクセルでは、従業員や期間ごとにファイルが分かれているうえに、データ検索のための十分な機能が備わっていません。例えば、数年分の目標管理シートを比較して成長度を把握したい場合は、1つずつファイルを開いて比較する必要があります。データ分析を行うときは、手作業でデータをまとめるか、複雑なプログラムを作成しないといけません。

さらに、ファイル管理が属人化されやすいため、人事異動や退職などで以前のデータを喪失してしまったりするケースも考えられるでしょう。

他のシステムとの連携が難しい

目標管理シートで蓄積した従業員データは、ほかの人材管理システムやタレントマネジメントシステムなどと組み合わせて運用することも可能です。しかし、エクセルで運用している場合は、そのままではほかのシステムとのデータ連携ができません。手作業で行うことも可能ですが、データを変換・インポート・同期する必要があり、手間と時間がかかって現実的ではないでしょう。

データ紛失や漏洩のリスクがある

エクセルで目標管理シートを運用すると、データ紛失や漏洩のリスクが高まります。エクセルのデータは基本的に個人のパソコンで作業するため、誤ってファイルを削除したり、意図せず社外にデータを持ち出したりすることがあります。目標管理シートには、従業員の機密情報が含まれているため、セキュリティの脆弱さは大きなデメリットだといえるでしょう。

エクセル（Excel）の課題を解決する目標管理システムのメリットを解説

エクセル（Excel）の課題を解決するためには、「目標管理システム」の導入が効果的です。目標管理システムは、目標管理シートを効率的に運用するためのもので、以下のようなメリットが得られます。

• 工数削減や業務効率の改善につながる
• 目標管理制度の運用精度が高まる
• 従業員エンゲージメントの向上につながる

工数削減や業務効率の改善につながる

目標管理シートの運用をシステム化すれば、各ステップで必要な業務工数や負担を削減できます。例えば、すべてのデータをシステム上で一元管理・共有できるため、エクセルのようにファイルを送り合う手間がかかりません。データ集計やほかのシステムとの連携も容易になるので、目標管理だけではなく社内の人材管理業務を効率化できるでしょう。

目標管理制度の運用精度が高まる

目標管理システムの導入により、多くの工程を自動化あるいは簡単な操作で管理できます。そのため、ファイルの管理ややりとりなどで人為的ミスが起きづらくなり、効率的で正確な運用が可能となります。さらに、過去から蓄積したデータをさまざまな観点から分析する機能を使えば、目標設定やフィードバックの最適化も可能です。結果的に、最適な人材配置や育成を行いやすくなり、企業の成長にもつながるでしょう。

従業員エンゲージメントの向上につながる

目標管理制度のカギは、従業員の達成感や納得感が得られるような運用体制です。エクセルの運用では、データ管理や時系列の確認が煩雑になるため、最適な評価やフィードバックをするには時間と手間がかかってしまうこともあります。

システムを導入すると、評価作業が効率的にできたり、過去の評価など欲しい情報をすぐに検索したりできます。その結果、本来、時間をかけるべき目標の振り返りや、改善点の検討・アドバイスに時間をとれるようになり、より従業員の納得感や成長意欲へもつながることが期待できます。

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目標管理システムを導入すると、目標管理制度の運用効率を改善できます。しかし、システム導入で気になるのは、現行の評価制度やフローをシステムに合わせて変更しないといけないことでしょう。導入コストの観点からも「踏み切れない」と悩んでしまうこともあるでしょう。

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目標管理シートのシステム化で目標管理制度の運用を最適化できる

目標管理シートは、従業員の適切な評価を実現し、仕事に対するモチベーション向上にも役立ちます。しかし、一見、汎用性の高いエクセルでの目標管理シートの運用は、ファイルの取り扱いや管理などの業務負担、セキュリティ面で課題があります。

これを解決するためには、目標管理システムの導入がおすすめです。目標管理制度の運用効率・精度が高まるうえにデータ収集や分析も容易になるため、人材育成の効果も高まるでしょう。