エクセル（Excel）の人事評価シートの課題を解決する「人事評価システム」とは？

「人事評価システム」は、人事評価に必要な「人事評価シート」の運用をデジタル化するシステムです。従来のエクセル（Excel）形式の人事評価シートには、作業工数の多さや人為的ミスなどの課題がありました。人事評価システムへの移行で、これらの問題を解決できます。

この記事では、エクセル形式の人事評価シートの課題と、人事評価システムに移行するメリットについて解説します。

人事評価シートとは？3つの目的を解説

「人事評価シート」とは、企業が人事評価を行うために使用するシートのことです。従業員の個人目標・自己評価や、評価者による査定を記入します。

まずは、人事評価シートの目的について、以下の3つの観点から解説します。

• 公正公平な人事評価を行う
• 従業員の成長と人材育成につなげる
• 企業コンプライアンスの浸透

公正公平な人事評価を行う

人事評価シートには、明確な評価基準が設けられています。この基準に沿った人事評価を行うことで、担当者の主観による偏りを防ぎ、公正公平な人事評価が行うことが可能です。人事評価は従業員の給与額に直結するため、公平性と透明性が保たれた人事評価は、従業員の企業に対するエンゲージメント（貢献の気持ちや愛着心）の向上をもたらします。これは離職率の低下にもつながるため、人材獲得の観点からも有利です。

従業員の成長と人材育成につなげる

人事評価シートの運用にあたり、従業員は自ら達成すべき目標を立てます。目標を達成するためには、課題点を明確化して改善策を探る「問題解決力」や、解決策を実行するための「スキル」が欠かせません。また、タスクやスケジュールの管理には、セルフマネジメント力も求められます。このように、目標達成のプロセスにおいて、従業員はさまざまな能力を自律的に習得することが可能です。

また、人事評価シートには、目標達成に至るまでの進捗も細かく記載します。最終的な評価を行うときに、そのプロセスも考慮したフィードバックが行われるため、従業員は「何をすべきか」理解できます。このように、人事評価シートは人材育成にも効果的です。

企業コンプライアンスの浸透

人事評価シートでは、従業員の個人目標や業績への貢献度だけではなく、企業の価値観・倫理観への理解度も評価します。言い換えれば、企業コンプライアンスを遵守する姿勢は、人事評価制度を通じて従業員に浸透していくともいえるのです。

人事評価シートの運用に伴って組織文化にコンプライアンス意識が定着することで、企業価値や信頼度が高まっていきます。

エクセル（Excel）で人事評価シートを運用するメリット

さまざまな課題もあるエクセル（Excel）による人事評価シートの運用ですが、広く採用されている理由には、以下のような2つのメリット・魅力があるからでしょう。

• 多くのパソコンに標準搭載されているため運用コストが少ない
• 自社の業態や業務フローに合わせてフォーマットを調整しやすい

多くのパソコンに標準搭載されているため運用コストが少ない

市販のパソコンには、エクセルが標準搭載されているものが多いです。そのため、人事評価シートをエクセルで作成・運用すれば、追加コストがかかりません。仮に新規購入するとしても、エクセルの導入コストは比較的安価です。専用の人事評価システムを導入するより、はるかに低コストで運用できます。

自社の業態や業務フローに合わせてフォーマットを調整しやすい

エクセルは表計算ソフトなので、フォーマットを自由自在に変更できます。そのため、自社の業態や業務フローに合わせて、使いやすい人事評価シートを作成できることが魅力です。また、インターネット上にはテンプレートも多数公開されているため、カスタマイズに困ることはないでしょう。

エクセル（Excel）で人事評価シートを運用するデメリット

一方、エクセル（Excel）による人事評価シートの運用には、以下の3つのデメリット・課題があります。

• データが増えると管理方法が複雑になる
• 複数ファイルのデータ集計に工数がかかる
• データの紛失や情報漏洩のリスクがある

データが増えると管理方法が複雑になる

エクセルで人事評価シートを運用する場合は、基本的に1人の従業員あたり1つ以上のファイルが必要です。そのため、従業員が多いほどファイル管理が複雑になり、部門単位・拠点単位でフォルダを分けるなどの作業も生じます。

さらに、エクセルは1つのファイルを複数人で同時に編集できません。そのため、部下が自己評価を記入し、そのファイルを上司に送って査定結果を記入してもらうなど、ファイル送受信の手間もかかります。

このように、エクセルによる人事評価シートの運用は、一見すると「デジタル化」しているようですが、実はアナログ的な作業が多いことが問題です。

複数ファイルのデータ集計に工数がかかる

エクセルは表計算ソフトなので、スコアの集計や計算式にもとづいた数値計算は得意です。しかし、複数のファイルに分かれているデータを集計する場合は、別途集計用のファイルを作成して手作業でデータをまとめる必要があります。

また、余計な工数がかかるため、人為的ミスが発生するリスクも高まります。データ集計を効率化できないことは、エクセル運用の大きなデメリットだといえるでしょう。

データの紛失や情報漏洩のリスクがある

エクセル形式の人事評価シートは、基本的に個人のパソコン上で管理します。そのため、「誤って削除する」「古いファイルを使う」などのミスが生じがちです。また、ノートパソコンに人事評価シートを保存している場合は、社外にデータを持ち出してしまうこともあるでしょう。

このように、エクセルによる人事評価シートの運用は、どうしてもセキュリティに脆弱性が生じるというのも問題です。

エクセル（Excel）のデメリットを解決する人事評価システムとは

エクセル（Excel）形式の人事評価シートのデメリットは、「人事評価システム」の導入によって解決できます。人事評価システムの魅力を、以下の2つのポイントに分けて解説します。

• 人事担当者の負担を軽減できる
• ペーパーレス化にも貢献できる

人事担当者の負担を軽減できる

人事評価システムでは、すべてのデータを一元管理します。そのため、紙やエクセルの評価データを転記する必要はなく、データ送受信や共有もシステム上で完結します。そのため、人事担当者の業務負担を大幅に軽減可能です。

ペーパーレス化にも貢献できる

紙媒体で人事評価シートの作成・運用を行うと、紙やインクのコストも発生します。エクセルで運用する場合であっても、資料配布や共有時に紙に印刷するケースがあります。人事評価システムへの移行により、すべてのデータがデジタル化するため、ペーパーレス化も実現可能です。

エクセル（Excel）から人事評価システムへ移行するメリット

エクセル（Excel）から人事評価システムへ移行することで、主に以下の3つのメリットがあります。

• 多様なデータを一元管理できる
• データの集計や分析を自動化できる
• セキュリティ強化で情報漏洩リスクが下がる

多様なデータを一元管理できる

人事評価システムに移行すると、人事評価に必要な情報を一元管理できます。前述したように、エクセルのデータは保管や共有が煩雑で、予期せずデータを紛失してしまうリスクがあります。人事評価システムでは、すべてのデータが集約されるので、こうした問題を解決可能です。

データの集計や分析を自動化できる

一般的な人事評価システムには、データの集計・分析の機能が備わっています。大量のデータをまとめて処理できるため、エクセルのように複数のファイルを手作業でまとめる必要はありません。また、集計したデータをグラフ形式で可視化することや、さまざまな観点からデータを分析して人材育成や人員配置計画に活用することも可能です。

セキュリティ強化で情報漏洩リスクが下がる

人事評価システムの中には、データをクラウド上に保管できるものもあります。クラウドはパブリックなインターネット空間なので、ベンダーは強固なセキュリティ体制を構築しています。さらに、従業員の人為的ミスで個人情報が流出することがないように、閲覧制限やログイン認証などの機能も利用可能です。

このように、エクセルから人事評価システムへ移行すると、セキュリティ対策の点で問題のない環境での運用が実現するでしょう。

エクセル（Excel）から人事評価システムへ移行する際の注意点

人事評価シートの運用をエクセル（Excel）からシステムへ移行する際は、以下のような3つの注意点があります。

• 導入コストと運用コストがかかる
• システムの選定に手間がかかる
• 社内に浸透するまで時間がかかる

導入コストと運用コストがかかる

人事評価システムは、導入と運用にコストがかかります。ほとんど無料で使えるエクセルとは異なり、コスト面での負担が大きくなることはデメリットだといえるでしょう。

しかし、エクセルと比べて人事担当者などの業務負担が大幅に減るため、人事評価システムは「人的コストの削減」につながります。中長期的な観点で考えると、エクセルよりも人事評価システムのほうがコスト面で有利なケースが多いです。

システムの選定に手間がかかる

人事評価システムにはさまざまな種類があり、機能や料金プランなどが異なります。企業の規模によって必要な機能は変わるので、自社の業態や従業員数を考慮して適切なシステムを選ぶのがポイントです。導入後の運用体制を整える必要もあるので、事前準備に手間がかかるでしょう。

できるだけ既存の人事評価フローを変えずに導入できたり、導入サポートが受けられたりするシステムを選べば、スムーズに導入できます。

社内に浸透するまで時間がかかる

人事評価システムは人事担当者だけではなく、考課者・被考課者となる従業員も使用します。そのため、導入時はシステムの使い方について、研修・教育を行う必要があります。システムが社内に浸透するまでは、一時的に運用が非効率的になるかもしれません。

しかし、近年の人事評価システムは、直感的に操作できるように工夫されたものが多いので、比較的スムーズに浸透するケースが多いです。

エクセル（Excel）から移行するなら『人事評価シートDX』がおすすめ！

人事評価シートの運用をエクセル（Excel）からシステムに移行すると、現行の人事評価制度や業務フローを、システムに合わせて変更しなければならないケースがあります。また、コスト面での負担が気になり、なかなかシステム化に踏み切れない企業も少なくありません。

そこでおすすめしたいのが、WorkVisionの『人事評価シートDX』です。現在のエクセルによる人事評価シートをそのままシステム化でき、導入時の負担が少なく短期間で企業に定着可能です。さらに、不要な機能を排除しているため、コストパフォーマンスにも定評があります。30日間の無料トライアルも利用できるので、人事評価のシステム化でお悩みの場合は、ぜひご相談ください。
■人事評価シートDXの特徴は以下のページでも詳しくご紹介しています。
人事評価シートDXが選ばれる理由

「人事評価システム」の導入で人事評価シートの運用を効率化できる

エクセル（Excel）形式の人事評価シートは、運用効率・精度・安全性などの点で課題があります。人事評価システムを導入することで、さまざまな問題を解決し、効率的な人事評価に関する業務を効率化できます。さらに、人事評価システムのデータの収集・分析機能を活用すれば、人材育成や配置にも活かせるでしょう。