人事評価の流れ（フロー）とは？制度構築の意義や目的、評価手法のポイントを解説

企業の人事評価制度は、従業員のスキルや働きぶりを適切に評価し、待遇を決定するために欠かせません。しかし、人事評価の手法にはさまざまな種類があり、「どれを選ぶべきか」分からないこともあるでしょう。

この記事では、人事評価制度を構築する意義や目的、実際に人事評価を行う流れ（フロー）などの基礎知識について解説します。

人事評価制度とは？構築する意義や目的を解説

「人事評価制度」とは、従業員の能力や働きぶりを評価し、待遇に反映させるための仕組みです。まずは、企業が人事評価制度を構築する意義や目的について、以下の4つの観点から解説します。

• 企業のビジョンや目標を明示するため
• 従業員の待遇や配置を決定するため
• 従業員の育成計画を適切に練るため
• 企業の生産性や業績を向上させるため

企業のビジョンや目標を明示するため

人事評価制度には、企業のビジョンや求める社員像などが色濃く現れています。それは、従業員に「企業の理想の姿」を明示し、企業と従業員が目指す方向性をすり合わせるためです。企業の発展には従業員の成長が欠かせませんが、両者の方向性が一致していなければ十分な効果は得られないでしょう。そのため、人事評価は企業と従業員が共通認識として持つべき目標などを明示する内容になっています。

従業員の待遇や人員配置を決定するため

従業員の待遇や人員配置を適切に決めることも、人事評価制度の目的のひとつです。上層部や評価する人の主観で従業員の待遇が決められると、「公平な評価がされず、努力が報われない…」といった従業員の不満が噴出するでしょう。

人事評価制度では、従業員の待遇を適切に決めるために、業績や能力など明確な評価基準を設定します。客観的な指標に基づく評価が行われることで、従業員が自身の待遇に納得できる「公平な職場」となります。

また、人事評価制度は、設定した基準と数値目標などのデータにもとづいて行うため、従業員ごとの業務達成度合いの把握や、過去の評価推移から見るスキル向上度合いなどの可視化も可能です。その情報を活かせば、従業員の成長度合いを考慮して最適な人員配置計画も立案できます。

従業員の育成計画を適切に練るため

公平な人事評価制度を導入すると、「成果が待遇に結びつく」ことを従業員が理解します。その結果、上層部や管理職の積極的な働きかけがなくても、従業員が自ら目標達成に向けて自律的に業務に取り組む効果も期待できます。例えば、成果を出すために必要なスキルの習得や、資格試験へのチャレンジなどです。

また、人事評価制度は従業員が抱えている課題点も明確化します。企業が必要とする人材像と比較して、「どこが不足しているか」「何を改善すべきか」など、人材育成に役立つ情報が得られます。個々の従業員のスキルや適性に応じて、適切な育成計画を練ることができれば、人材を効果的に育成できるでしょう。

企業の生産性や業績を向上させるため

前述したように、人事評価制度には「企業理念の共有」や「適切な待遇と配置を行う」など、さまざまな目的があります。これにより、従業員と企業が一体になって、高いモチベーションで業務に臨める環境が整うため、労働生産性や業績の向上が見込めます。さらに、個人の特性に合わせた人材育成により、企業の持続的な成長にもつながるでしょう。

人事評価制度の主な評価手法

人事評価制度には、以下の6つの代表的な評価手法があります。ここからは、それぞれの評価手法の特徴について見ていきましょう。

能力評価

「能力評価」は、従業員の業務遂行能力を評価する手法です。具体的な評価基準は、職種や業務内容によっても異なりますが、以下のようなものが挙げられるでしょう。

• 知識力
• 技術力
• 判断力
• 理解力
• 企画力
• 交渉力

このように、能力評価は従業員が保有・発揮している能力を評価します。能力評価を採用する際は、従業員が評価結果に納得しやすいように、事実に即した評価項目と丁寧なフィードバックが重要です。

業績評価

「業績評価」は、従業員が達成した実績を評価する手法です。具体的な項目は、業務内容に左右される部分が多いですが、以下のようなものが考えられます。

• 仕事量
• 業務品質
• 契約数
• 売上高
• コスト削減量

業績評価は成果に基づいて評価するため、あらかじめ評価基準を明確化しておくことが重要です。高評価の条件を明示しておけば、それに向けて従業員が努力できるため、業績向上にもつながるでしょう。

情意評価

「情意評価」とは、従業員の業務に対する姿勢を評価する手法です。例えば、以下のような項目が重視されます。

• 責任感
• 積極性
• 協調性
• 自主性

情意評価に関わる項目は具体的な数値基準を設定できないので、客観的に評価することが困難です。評価担当者の主観や、上司と部下の相性などで評価が左右されがちなので、情意評価の導入には注意が必要です。

年功評価

「年功評価」は、年齢や勤続年数を基準として、従業員の待遇を決定する手法です。従来の企業では「新卒一括採用」や「終身雇用」が一般的だったので、この年功評価が主流でした。しかし、昨今ではビジネス環境や雇用の流動化で中途採用者が増えたこともあり、年功評価が適用できない事例が多くなっています。そのため、年功評価からほかの評価制度への移行が重要視されています。

職務評価

「職務評価」は、従業員の職務に応じて評価値を決定する手法です。職務の特性を反映して、保有する知識やスキル、肉体的・精神的負担、責任の重さなどの要素から、人材の価値を評価します。前述した能力評価と似ている部分が多いですが、職務評価は従業員が担っている業務内容によって評価が決まるのがポイントです。

役割評価

「役割評価」は、従業員の役割に応じて評価を決定する手法です。前述した職務評価は、純粋に従業員の業務内容自体に応じた評価を行います。一方、役割評価は業務における立ち位置や、人物評価なども考慮する点がポイントです。能力評価や職務評価と似た評価手法で、比較的新しい観点になります。いずれにせよ、数値に基づく客観的な評価が行いづらいので、運用に注意が必要です。

人事評価制度を補うための評価手法

人事評価制度は、前述した評価手法を活用して行うのが一般的です。しかし、それだけでは従業員を公正公平に評価できないケースが多いため、以下の3つのような評価手法を併用する企業が増えています。

• MBO（目標管理制度）
• コンピテンシー評価
• 360度評価（多面評価・周囲評価）

MBO（目標管理制度）

「MBO（目標管理制度）」は、あらかじめ決められた組織目標を踏まえて、従業員が自主的に目標を設定する手法です。人事評価は、その目標の達成度に応じて行われます。MBOの魅力は、企業と従業員が目指す方向性を一致させやすいことや、従業員の自主性やモチベーション向上に役立つことです。

ただし、MBOは「成果主義」の概念を取り入れた評価手法なので、客観的に評価できる目標設定が欠かせません。そのため、業績評価のような、数値基準を設けやすい手法と相性が良いと考えられています。

コンピテンシー評価

「コンピテンシー評価」は、企業で優秀な成果を出している人材の「行動特性（コンピテンシー）」を基準として、従業員の評価する手法です。つまり、モデルとなる従業員と似た性質・行動パターンを持つ人材が、高い評価を得られるということです。

コンピテンシー評価では、「社内の人材」という具体的な基準が存在するため、人材育成の戦略を策定しやすくなります。ただし、社内のモデルケースを探し出し、そのコンピテンシーを抽出しなければならないため、導入が難しい評価手法です。

360度評価（多面評価・周囲評価）

「360度評価」は、多面評価や周囲評価とも呼ばれ、上司だけではなく同僚・部下など複数の人が、1人の従業員を評価する手法です。ほかの評価手法とは異なり、通常は評価を担当しない、一般の従業員も評価することが特徴です。

360度評価は複数人で評価するため、1人の担当者の主観に左右されにくく、多面的な評価制度を実現できます。ただし、評価に加わる人に「適切に他者を評価できるスキル」が不足しているケースもあるため、評価者をサポートできるような仕組みが必要です。

人事評価制度を構築する手順

ここからは、人事評価制度を構築する手順について、以下の3つのステップに分けて解説します。

1. 1．人事評価の基準と項目を策定する
2. 2．人事評価のシミュレーションを行う
3. 3．制度導入までのスケジュールを立てる

1．人事評価の基準と項目を策定する

まずは、人事評価の基準と項目を策定します。ポイントは、評価基準は「どう評価するか」を示し、評価項目は「何を評価するか」を示すことです。評価基準については、先述したような評価手法の中から、自社の業態や業務フローに合うものを選びましょう。

評価項目については、職種や部署によって大きく異なるため、現場の管理職に「部下に期待すること」などをヒアリングしましょう。現場の状況を考慮しない評価項目を設定すると、正確な人事評価が行えず、人事評価制度そのものが形骸化してしまうケースがあります。実態に即した評価項目を選び、従業員を適切に評価できる体制を構築することが重要です。

2．人事評価のシミュレーションを行う

評価基準・項目を策定したあとは、人事評価のシミュレーションを行います。このとき、現在の従業員のスキルや実績、評価値などの情報を正確に反映させることが重要です。

シミュレーションの結果が、今までの評価値と大きく異なるケースがあれば、その点を踏まえて、評価基準・項目を軌道修正します。現行の評価方法を踏襲するほうが好ましい部分と刷新すべき部分に分けて、人事評価制度の枠組みを整備しましょう。

3．制度導入までのスケジュールを立てる

人事評価制度の大枠が準備できたら、実際に評価制度を導入するまでのスケジュールを立てましょう。経営陣や管理職の承認・提案を受ける期間や、必要に応じて労働組合の合意を得る期間が必要なので、3カ月～半年ほどの余裕をもって、スケジュールを立てるのがおすすめです。

人事評価制度で従業員を評価する流れ（フロー）

続いては、前述した手順で導入した人事評価制度で、実際に従業員を評価する流れ（フロー）について見ていきましょう。評価する流れは、主に以下の5つのステップに分かれます。

1. 1．人事評価の目標を明確化する
2. 2．評価基準と項目を把握する
3. 3．従業員の行動を記録する
4. 4．従業員の人事評価を行う
5. 5．フィードバック面談を行う

1．人事評価の目標を明確化する

まずは、従業員それぞれの人事評価の「目標」を明確化しましょう。設定すべき目標は、導入した評価手法の種類や企業・部署の方向性によって異なるため、基本的には上司と部下の話し合いで決めます。

目標の難易度が高すぎる・低すぎる場合は、適切な人事評価ができないため、現状の役職や業務内容に相応しい内容か確認することが重要です。また、できるだけ具体的な目標を設定すると、評価者が客観的に評価しやすくなります。

2．評価基準と項目を把握する

評価担当者が、人事評価の「基準」と「手法」を把握しておく必要があります。評価基準は「How（どうやって）」、評価項目は「What（何を）」を示すもので、評価者がその点を理解しておかなければ、適切な人事評価ができないので注意が必要です。

人事評価を運用する際は、あらかじめ「評価を行う担当者向け」と「評価を受ける従業員向け」のマニュアルを作成しておくことも重要です。評価基準や方針を明確化すると、担当者ごとのバラつきを減らし、従業員が納得しやすい評価ができるようになります。

3．従業員の行動を記録する

評価者が従業員を評価するためには、普段から従業員の行動を観察・記録する必要があります。このとき、できるだけ具体的に記載することや、短所だけでなく長所も記録することが重要です。他者を評価するときはどうしても短所が目につきがちですが、短所ばかり指摘すると従業員のモチベーション低下につながるので、長所も認めるようにしましょう。

また、トラブル発生時の対応は、従業員の実力や人間性が表れやすい場面です。評価時の参考にしやすい情報なので、詳しく記録しておくといいでしょう。従業員を観察するときは、その場でリアルタイムなフィードバックも行い、従業員を指導する姿勢も大切です。

4．従業員の人事評価を行う

人事評価の時期になったら、実際に人事評価シートに評価を記入します。詳しい手順は、評価シートの形式・内容によって変わりますが、基本的にはまず評価対象の事象を選びます。例えば、担当した業務や対応したトラブルなどです。そのうえで、能力評価・業績評価などの評価項目を選び、事前に設定した評価基準に従って評価しましょう。

5．従業員とフィードバック面談を行う

評価担当者が行った人事評価は、評価者会議・人事考課会議などの承認や調整を受けたあとで、従業員本人に「フィードバック面談」を通じて伝えます。このとき、従業員本人の自己分析を聞くことや、評価の根拠を具体的に説明することが重要です。

フィードバック面談は、従業員が抱えている課題点を明確化して、今後のスキルアップなどの育成につなげることが目的です。そのため、本人が評価結果に納得して、モチベーションが高まるような雰囲気づくりが欠かせません。丁寧なフィードバックを行ったあとは、改善点や今後の方向性について話し合いましょう。

人事評価制度を実施する際のポイントと注意点

人事評価制度を実施する際に意識すべき、以下の3つのポイント・注意点を解説します。

• 人事評価エラーに注意する
• 従業員の自己評価も確認する
• 結果に至るプロセスも評価する

人事評価エラーに注意する

公正公平な評価を行うことは、人事評価において最も重要なことです。しかし、評価者が無意識のうちに、心理的な影響で偏った評価を行ってしまうケースも珍しくありません。これを「人事評価エラー」と呼び、以下のようなパターンがあります。

このような人事評価エラーが生じると、評価に偏りが生じ、人事評価制度に対する従業員の信頼度が低下する恐れがあります。従業員を評価するときは、無意識のうちに人事評価エラーを起こしていないか、客観的にチェックすることが重要です。

従業員の自己評価も確認する

フィードバック面談時は、従業員本人の「自己分析」を聞いたうえで、評価者が直接フィードバックを行うことが重要です。お互いの認識を共有し、自己評価と実際の評価の違いを理解することで、従業員は自身が抱えている課題を明確に認識できます。従業員が自己評価しやすいように、気軽に話せる雰囲気をつくることや、フォーマットに記入して言語化してもらうなどの工夫も効果的です。

結果に至るプロセスも評価する

結果に至る「プロセス」を人事評価に反映することは、従業員のモチベーション向上のために重要です。例えば、「相対評価」はほかの従業員と比較して順位をつけるため、客観的に評価しやすい手法です。しかし、従業員個人の努力が反映されづらいため、納得度が低いこともあります。

プロセスも含めて評価できる「絶対評価」などの手法と組み合わせると、より公正公平な人事評価が可能です。絶対評価の代表的な手法が「能力評価」です。プロセスも評価すれば、目的達成のための課題を明確化しやすくなるため、人材育成の効果も高まるでしょう。

Excelシートから簡単移行『人事評価シートDX』がおすすめ！

人事評価の実施時は、どの評価手法を採用しても、人事担当者・評価担当者に負担がかかります。例えば、絶対評価と相対評価を組み合わせる場合は、評価値の集計・転記・変換などの作業が必要です。そのため、人事業務を効率化するために「人事評価システム」の導入を検討してみましょう。

WorkVisionの『人事評価シートDX』は、人事評価制度の刷新に最適なITシステムです。クラウド型でスムーズに導入できるうえに、人事評価に必要な機能を備えています。例えば、一次評価の絶対評価値を集計し、相対評価シートへの自動転記も可能です。ほかのシステムとも連携できるので、将来的な人事DX推進にも役立ちます。

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■人事評価シートDXの特徴は以下のページでも詳しくご紹介しています。
人事評価シートDXが選ばれる理由

適切な人事評価制度の構築は企業の成長につながる

人事評価制度を構築することで、従業員の待遇や人員配置を適切に決定できるようになり、企業の業績向上にもつながります。人事評価制度の構築時は、「能力評価」や「業績評価」など自社の業種や方針に適合する評価手法を選ぶことが重要です。

また、「MBO」や「コンピテンシー評価」と組み合わせると、より多角的で透明性の高い人事評価が行えます。この機会に、人事評価制度の構築と合わせてシステム化も検討してみましょう。