人事評価制度の目的やメリット、課題点を改善するポイントを解説

「人事評価制度」とは、ある一定期間を対象に、企業が従業員の業績やスキルを評価し、給与や昇進などの待遇に反映するための制度です。自社にとって適切な人事評価制度を導入することで、生産性向上をはじめ、従業員のモチベーション向上や人材育成への好影響が見込めます。

この記事では、人事評価制度を運営する目的やメリット、制度運用がうまくいかないときの改善ポイントなどについて解説します。

人事評価とは？目的や人事考課の違いを解説

はじめに、人事評価の概要と運用する目的などについて見ていきましょう。

人事評価の概要と目的

「人事評価」とは、企業が従業員の業績や能力を評価することを指し、評価方法や運用方法を「人事評価制度」として定めるのが一般的です。

企業は人事評価の結果に応じて、従業員の職位や給与を決定します。そのため、人事評価は従業員のモチベーションに大きな影響を与えます。不公正と感じる人事評価を行えば従業員のモチベーションが低下する原因となるので、公正公平な人事評価制度の実現が欠かせません。

人事評価の対象となるのは「業績」「能力」「情意」などの要素です。一般的には、複数の要素を組み合わせて多角的に評価をつけます。結果だけではなくプロセスも考慮することで、従業員の意欲や成長を評価に反映しやすくなります。

また、適切な人事評価を継続して運用することで、一人一人の従業員の能力やスキル、特性を把握できるようになります。その結果、適材適所の人材配置ができたり、採用活動時に応募者に求めるスキルセットや人物像を的確に表現できたりするなど、生産性向上や採用ミスマッチの回避などにも活かせるでしょう。

人事評価の3つの要素

人事評価は、主に以下のような3つの要素に分類でき、これらを総合的に勘案して最終的な評価となるのが一般的です。

「等級制度」は、従業員の職務内容・成果・能力などを評価して、ふさわしいポジションを与える制度です。「評価制度」は、組織目標や個人目標の達成度や情意などを評価します。等級制度と評価制度の結果を受けて、「報酬制度」で従業員の給与額が決まります。

人事評価と人事考課の違い

「人事評価」と似た言葉に「人事考課」がありますが、言葉の意味に違いはあるのでしょうか？

基本的には、人事考課と人事評価は、従業員を評価するための制度のことを指していて、両者に明確な違いはありません。ただ、組織や担当者によって、言葉の定義は異なるのが実情です。

以前から多くの企業で使われてきた言葉が「人事考課」で、新しい人事制度が注目されるようになった近年になり「人事評価」という言葉に置き換わっていったとも言われています。また、「人事考課」は賃金などを査定するという狭い意味で使われることが多く、一方の「人事評価」は人材育成や生産性向上などの目的も含めて使われるといった解釈もあります。

人事評価制度を活用するメリットや効果

人事評価制度を活用することで、以下のようなメリットや効果が得られます。

• 従業員のモチベーションや生産性が上がる
• 企業への信頼が高まる
• 企業の理念や目標を伝えられる
• 人材の把握や成長ができる
• 従業員のコミュニケーションの促進につながる

従業員のモチベーションや生産性が上がる

従業員は、自身の成果や成長が正しく評価されることで「報われている」と感じてモチベーションを高めます。従業員が自主的にスキル向上を目指すようになるため、業務効率や生産性の向上が可能です。その結果として、企業収益を待遇や給与面で従業員に還元できるという好循環が生まれます。

ただし、従業員のモチベーションを高めるためには、上司のフィードバック方法も重要です。「悪いところの指摘」だけではなく、プロセスへの評価や将来に向けた改善策などをポジティブに伝えることで、従業員が前向きに取り組めるようになります。

企業への信頼が高まる

私情や主観を挟んだ人事評価を行っていると、従業員が不満を感じるようになります。「業務に真摯に取り組んでも報われない」と感じた従業員は、モチベーションと企業への信頼を低下させるでしょう。やる気を失った従業員が増えれば、生産性や業績の悪化につながりかねません。

一方、客観的で公平な人事評価が徹底されていれば、従業員が会社に対して、「目標を達成すれば報われる会社」「昇級や昇進が期待でき、将来を見据えて働ける会社」「人材を大切にする会社」という理解が深まり、企業への信頼を高めることになるでしょう。

企業の理念や目標を伝えられる

人事評価制度には、企業の理念や方向性が反映されます。自社にとっての「必要な人材」を基準に評価することで、理想の人材を育成しやすくなるからです。そのため、適切な人事評価制度を継続して運用することによって、従業員に企業理念が浸透していきます。従業員と企業の方向性を合わせることで、従業員の努力が企業の業績に反映されやすくなるでしょう。

人材の把握や成長ができる

人材マネジメントや育成を適切に行うためには、従業員それぞれのスキルや課題点を把握する必要があります。人事評価制度の導入により、従業員の成果やスキルなど多様な情報を管理できるため、解決すべき課題点を明らかにできます。一人一人の状況に合わせた業務目標や育成施策を立てることで、効果的な人材育成を行い、従業員の成長をサポートできるでしょう。

従業員のコミュニケーションの促進につながる

人事評価制度では、上司と部下が面談を行う機会を設けるため、相談やアドバイスなどで自然とコミュニケーションが促進されます。例えば、人事評価のあとで行うフィードバック面談は、評価理由や今後に向けた改善策などについて話し合うものです。

コミュニケーションが活性化することで、業務に関する連絡・相談・提案などが行いやすくなります。結果的に、上司と部下の信頼関係が深まることや、業務効率や成果の向上も見込めるでしょう。

人事評価制度のデメリットや課題点

人事評価制度にはデメリットや課題点もあり、例えば、以下のような点が挙げられます。

• 人事評価制度の運用に工数やスキルが必要
• 人事評価制度が浸透していない企業が多い
• リモートワークへの対応が難しい場合がある
• 明確に評価基準が定まっていないことがある
• 等級・評価・報酬のバランス設計が難しい

人事評価制度の運用に工数やスキルが必要

人事評価制度の構築には、企業の理念や方向性を反映しつつ、従業員を公平に評価できる基準を設定しないといけません。制度の質を高めようとするほど、必要な工数も多くなるでしょう。また、実際に従業員を評価する際は、客観的に人を評価するための意識やスキルが評価担当者に求められます。

人事評価制度が浸透していない企業が多い

人事評価制度を導入しているものの、十分に浸透していない企業も少なくありません。単に従業員を評価するだけではなく、客観的な判断を徹底することや、的確なフィードバックや育成計画が必要です。人事評価制度の運用効果を高めるためには、評価担当者に対する説明会や定期的な研修も行うなど、全社的な取り組みが欠かせません。

リモートワークへの対応が難しい場合がある

新型コロナウイルス感染症の流行やデジタル化の推進により、さまざまな企業にリモートワークが普及しました。しかし、リモートワークでは、進捗管理や勤務態度など従業員の状況を身近で把握することはできず、人事評価に反映できないケースがあります。

リモートワーク下でも人事評価制度を適切に運用するためには、従来の出社型メインの働き方にとらわれることなく、業務フローや進捗管理をデジタル時代に沿ったかたちに変更するなど、全社的な意識の転換が必要になるでしょう。

明確に評価基準が定まっていないことがある

人事評価制度を運用していても、その評価基準が明確でなければ十分な効果が得られません。不明確な評価基準は、評価者の主観や私情が入り込む原因になります。評価者の俗人的な裁量で評価されると、従業員は「不公平」「報われない」と感じ、モチベーションが低下します。人事評価制度のメリットを享受するためには、客観的で誰が見ても納得感のある基準設定が欠かせません。

等級・評価・報酬のバランス設計が難しい

前述したように、人事評価制度は「等級」「評価」「報酬」の3つの要素から成り立ちます。これらのバランス調整が不十分だと、人事評価制度はうまく機能しません。

例えば、評価が報酬に反映されないという場合で見てみます。ある年度の目標達成率が従業員Ａさんは150％、Ｂさんは50％だったとします。2人の目標達成率には大幅な差があるにもかかわらず、評価はされても給与額・昇給額が変わらなければ不公平感が出て、Ａさんのモチベーションは低下することでしょう。

優秀な従業員に報いる手段は、昇給や一時金などのほか、社内表彰なども考えられます。さまざまなケースをあらかじめ想定しておき、バランスのとれた制度設計をすることが重要です。

人事評価制度を実施する際のポイントや注意点

人事評価制度を実施する際には、以下のようなポイントや注意点があります。

• 人事評価の内容や項目を設定する
• 人事評価の時期や回数を提示する
• 必要に応じて理想像を提示する
• 人事評価の評価基準を設定する

人事評価の内容や項目を設定する

これまでも解説してきたように、人事評価では、自社の従業員の業績や能力を評価して、その結果が待遇に反映されます。そのため、従業員が人事評価制度に納得できるように、適切な評価項目と基準を設定しましょう。

また、生産性向上や人材育成の効果を高めるためには、経営ビジョンや事業計画を、日々の業務取り組みに落とし込んで、評価項目としていくつか設定するのもいいでしょう。全社規模のテーマでは大きすぎる場合は、所属部門やチーム単位で共通した評価基準を設ける方法もあります。

人事評価の時期や回数を提示する

人事評価制度を導入する際は、必ず、評価の対象期間や実施時期、回数を全社に提示しましょう。一般的には、1年（1年度）を2分割して、以下のように設定することが多いです。

＜評価の対象期間や実施時期の例＞
1回目の評価対象期間：上半期（4～9月や1～6月）
1回目の評価実施時期：10月
2回目の評価対象期間：下半期（10～3月や7～12月）
2回目の評価実施時期：4月

必要に応じて理想像を提示する

人事評価にはさまざまな手法がありますが、「コンピテンシー評価」を採用する場合は「理想像」を提示しましょう。

コンピテンシー評価は、社内で優れた成果を出している従業員をモデルケースとして、評価基準を定める手法です。つまり、企業の理想像に近い人材が、高い評価を得られるということになります。事前に理想像を提示することで、従業員が何をすべきか理解しやすくなるでしょう。

人事評価の評価基準を設定する

人事評価は「業績」「能力」「情意」の3つの要素から、従業員を評価するのが一般的です。それぞれの要素ごとに、何を基準に評価するかを決めましょう。例えば、業績評価は「売上額や契約数」、能力評価は「保有技術やスキル」、情意評価は「勤務態度や積極性」などです。

この評価基準は、客観性や公平性を保つため、あらかじめ全社に公表しておくのが好ましいでしょう。また、一度設定した基準を評価対象期間中に変更することは避け、もし変更する場合には次の評価対象期間が始まる前のタイミングに行い、必ず事前に社内共有するのが大切です。

人事評価制度の問題点や課題を改善するやり方

現在、自社で運用している人事評価制度があるものの、問題点や課題を抱えているケースもあることでしょう。最善策は会社や組織によっても異なりますが、以下のような代表的な改善ポイントについて紹介します。

• 従業員が達成すべき目標を明確化する
• 人事評価制度の目的を従業員に周知する
• 評価とフィードバックを正当に行う
• 人事のスペシャリストに協力を依頼する
• 人事評価制度のツールを活用する

従業員が達成すべき目標を明確化する

従業員が達成すべき目標が明確になっていないと、人事評価制度の運用がうまくいかないことがあります。その際は、代表的な人事評価手法「目標管理制度（MBO）」を取り入れるのもひとつの方法です。目標管理制度では、従業員が組織目標を踏まえて個人目標を自ら設定します。従業員のモチベーションを向上させやすい手法なので、自律型人材の育成に向いている手法です。

人事評価制度の目的を従業員に周知する

人事評価制度を社内に定着させるためには、従業員の理解度を深める必要があります。そのため、「なぜ人事評価制度を導入するか」「この人事評価制度によって従業員と会社にどのようなメリットがあるのか」を社内で周知・共有しましょう。

例えば、「従業員のスキルを把握して人員配置に活かすため」「従業員の貢献度や成長を公平に待遇に反映するため」などです。従業員が導入目的を理解すれば、人事評価制度がスムーズに定着しやすくなります。

評価とフィードバックを正当に行う

人事評価を行うのはあくまで人間なので、どうしても評価に偏りが出ることもあるでしょう。しかし、人事評価制度の精度と効果を高めるためには、客観的な視点で従業員を評価し、適切なフィードバックを行うことが重要です。

そのため、評価担当者に対して定期的に研修を行うことや、評価結果を人事部が検証するフローを構築するのもおすすめです。また、直属の上司など1人の評価者だけの視点では評価に偏りが出そうなときには、同僚や部下の評価も加味する「360度評価」を取り入れる方法もあります。

人事のスペシャリストに協力を依頼する

人事評価制度の構築や運用がうまくいかない場合は、外部の人事スペシャリストに協力を依頼するのも効果的です。社内の人間関係や利害関係の影響を受けにくい専門家に依頼することで、自社の人事評価制度の問題点を客観的に把握しやすくなります。ただし、スペシャリストへの依頼はコストがかかるので、まずは人事部門で課題の洗い出しを行うのが現実的でしょう。

人事評価制度のツールを活用する

ITを活用した「人事評価ツール」などの導入も、有効な選択肢のひとつ。人事評価ツールは、人事評価制度の運用をスムーズかつ正確に行うためのものです。

例えば、人事評価シートの配布・記入・共有・集計をシステム上で一元管理して効率的に行うことや、蓄積したデータを分析して人材育成に活かすこともできます。アナログ的な運用では、人事担当者や評価者の手間がかかる作業を削減できるので、評価作業や分析に集中できるメリットがあります。

人事評価制度の構築・運用には『人事評価シートDX』がおすすめ！

適切な人事評価制度を導入できれば、従業員のモチベーションが高まるため、企業の成長戦略にもプラスの効果が期待できます。しかし、従来の手法では手間がかかるため、人事評価制度がうまく機能していないケースは珍しくありません。

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人事評価シートDXが選ばれる理由

人事評価制度の運用課題を解消して最適な運用を目指そう！

人事評価制度の運用がうまくいくと、従業員のモチベーションや生産性が上がり、人材育成の効果も高まります。新たな人事評価制度を導入する際には、明確な評価基準・項目の設定をはじめ、社内全体で、運用目的や得られるメリットについて理解を深めてもらうことが必要です。

近年、さまざまな企業でデジタル化が進んでいます。従来のやり方だけにとらわれず、効率的で活用価値のある手法も視野に入れて、自社に合う人事評価制度について見直してみましょう。